Exemplos de Sistemas de Contabilidade.
Os sistemas de contabilidade fornecem relatórios para auditores, bem como informações de gerenciamento importantes para executar um negócio.
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Artigos relacionados.
1 Tipos de Software de Contabilidade 2 Vantagens e amp; Desvantagens da Contabilidade Informática 3 Diferenças entre Manual & amp; Sistemas de contabilidade computadorizados 4 3 Elementos básicos de um sistema de contabilidade.
Os sistemas de contabilidade são constituídos por registros manuais ou informatizados de transações financeiras com o objetivo de registrar, categorizar, analisar e divulgar informações de gerenciamento financeiro atempado. Ao selecionar um sistema de contabilidade, entenda suas necessidades e as categorias de sistemas de contabilidade e recursos disponíveis para você.
Contabilidade Gerencial.
O objetivo da contabilidade gerencial é fornecer aos gerentes informações para planejar, controlar e gerenciar as operações de uma empresa. Ele fornece gerenciamento com as informações necessárias para tomar decisões importantes sobre o negócio. Um tipo de sistema de contabilidade gerencial é a contabilidade de custos. Os sistemas de contabilidade de custos registram os custos reais incorridos na entrega de um produto ou serviço, comparando esses custos com os custos padrão ou planejados e destacando as variâncias de investigação e acompanhamento. Outro sistema de contabilidade gerencial é a contabilidade magra. Contabilidade Lean envolve o exame de processos e resultados relacionados para determinar como criar mais valor por menos custo, eliminando o desperdício de recursos.
Contabilidade de inventário.
Os sistemas de contabilidade de inventário são usados para planejar e rastrear níveis de inventário e atividades relacionadas ao inventário. Um sistema de inventário comum é o rastreamento de código de barras. Cada item de inventário é marcado com um código de barras. À medida que os itens de inventário são trazidos para um armazém ou são removidos de um armazém, os códigos de barras são digitalizados para adicionar ou subtrair do inventário. Os sistemas de código de barras também podem ser usados para rastrear e contabilizar itens à medida que são movidos em um armazém. Outro tipo de sistema de contabilidade de inventário é a RFID, uma nova tecnologia que verá o uso expandido. Este tipo de sistema, mais avançado do que a codificação de barras, possui um dispositivo em cada item de inventário que emite um sinal. Os leitores podem detectar o sinal e rastrear o inventário. Ao contrário da codificação de barras, este sistema pode acompanhar o movimento real do inventário em tempo real à medida que se move em torno de um armazém.
Contabilidade específica do setor.
Os sistemas de contabilidade também incluem aplicativos específicos da indústria. Um sistema de contabilidade de varejo, por exemplo, tem requisitos diferentes do que em outras indústrias. As vendas são capturadas no ponto de venda usando caixas registradoras informatizadas de ponto de venda. Quando os itens estão à venda, o sistema de contabilidade de varejo deve acompanhar e informar corretamente sobre os markdowns de mercadorias. O software de contabilidade legal também possui outros requisitos específicos, incluindo o rastreamento do tempo gasto pelos advogados, o valor do valor do dólar faturado com base em uma taxa horária e a taxa de utilização de cada advogado. A taxa de utilização é a percentagem do tempo gasto por uma pessoa que é facturavel em vez de administrativa.
Contabilidade sem fins lucrativos.
Contabilidade sem fins lucrativos tem seu próprio conjunto específico de requisitos de relatórios. Por exemplo, os fundos devem ser rastreados para que as doações designadas para fins específicos sejam devidamente gasta. O software também deve ser capaz de produzir declarações de doação que informem sobre os montantes contribuídos por doadores individuais.
Referências (6)
Recursos (2)
Sobre o autor.
Carolyn Gray começou a escrever em 2009. Seu histórico de trabalho inclui gerenciamento de linha e equipe no Departamento de Finanças e Controle do Departamento de Nova York e NYNEX. Gray tem um Bacharel em Artes no governo da Universidade de Clark e um Mestrado em Administração de Empresas da Escola de Negócios da Stern de Nova York em Gestão e Comportamento de Organização.
Créditos fotográficos.
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# 15 TRAVERSE.
A Traverse entrega as ferramentas que você precisa para dirigir seu negócio. O software Traverse ERP foi adaptado para dar uma visão completa de todos os seus processos de negócios. Com o Traverse, você obtém uma integração perfeita do sistema no conjunto de aplicativos Traverse, além de integrar dados com outros bancos de dados e aplicativos, como aplicativos de terceiros ou sites.
Independentemente da sua indústria, você pode ajustar o Traverse para atender às necessidades do seu negócio, até personalizá-lo para cada funcionário. Em vez de forçá-lo a mudar seus processos de negócios para se adequarem ao software, a Traverse é flexível o suficiente para se adaptar ao modo como faz negócios.
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O Yendo Business é um novo tipo de software de CRM e Contabilidade online para pequenas empresas. Você pode criar suas próprias contas de gerenciamento com facilidade, dando-lhe um instantâneo perfeito do desempenho mensal da sua empresa. A Yendo Accounting tira o incômodo do gerenciamento de suas vendas e permite que você fique em frente ao faturamento, apenas insira as faturas e envie-as instantaneamente por e-mail via Yendo. Se você tiver dinheiro devido, o Yendo pode dizer-lhe quanto, há quanto tempo e por quem.
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# 13 FreeAgent.
FreeAgent lançado em 2007, da frustração de que a gestão das finanças das empresas era muito difícil para a maioria das pequenas empresas e freelancers. Desde então, eles permaneceram obstinados ao seu mantra de desmitificar a contabilidade e redefinir o relacionamento que as pessoas têm com suas finanças. Descubra uma maneira livre de estresse para gerenciar seus livros de negócios. Diga olá para FreeAgent - premiada contabilidade da nuvem para freelancers e pequenas empresas.
# 12 NetSuite.
O NetSuite é a solução de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) da nuvem mais implantada do mundo, com mais de 20.000 organizações em mais de 100 países. O NetSuite ERP oferece os comprovados e abrangentes recursos de gerenciamento financeiro necessários para desenvolver uma empresa em mudança e complexa. O NetSuite ERP leva o seu negócio além do software de contabilidade tradicional, simplificando as operações em toda a sua organização e fornecendo a visibilidade em tempo real que você precisa para tomar decisões melhores e mais rápidas.
Acelere o processo de compra e compra em 50% + Slash perto de mais de 50% Gerencie uma tomada de decisão melhor e mais rápida com dados e relatórios em tempo real e painéis personalizados Melhore a produtividade da força de trabalho com acesso a qualquer momento e em qualquer lugar Custo de propriedade menor eliminando despesas iniciais e contínuas de TI e entrega de atualizações automáticas de produtos.
Com centenas de capacidades interprofissionais abrangendo planejamento de recursos empresariais, gerenciamento de relacionamento com clientes e planejamento de cadeia de suprimentos, os aplicativos Oracle E-Business Suite ajudam os clientes a gerenciar as complexidades de ambientes de negócios globais. Como parte da estratégia de Aplicativos ilimitados da Oracle, os aplicativos Oracle E-Business Suite continuarão a ser aprimorados, protegendo e ampliando o valor do seu investimento em software. O Oracle Financials Accounting Hub (FAH) permite que você crie uma contabilidade reconciliable detalhada, auditável e eficiente de uma variedade de sistemas de origem. Inclui um mecanismo de transformação contábil com valiosas valorações e depósitos contábeis e de regras. O mecanismo de transformação impõe consistentemente políticas contábeis. Os repositórios fornecem controle centralizado, trilhas de auditoria detalhadas e, simultaneamente, acomoda diversos requisitos corporativos, de gerenciamento e de relatórios.
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Kashoo transforma como pequenas empresas gerenciam suas finanças. No seu núcleo, o Kashoo é uma solução de contabilidade online poderosa e acessível, projetada especificamente para pequenas empresas. Sem experiência com contabilidade, o empresário pode rapidamente e eficientemente "fazer os livros" e continuar a executar o negócio. Com a ajuda de painéis de exibição de visualização poderosos, os empresários mantêm os números afetando os negócios, tomam melhores decisões estratégicas e agem de forma pró-ativa. Os objetivos financeiros são atendidos e os desastres são evitados.
Para mais informações visite kashoo.
# 9 LessAccounting.
Less Everything, uma empresa de internet bem sucedida por vários anos, começou a buscar o desenvolvimento de produtos Ruby on Rails em 2007. No início, eles lutaram com a contabilidade, porque a contabilidade é assustadora, a contabilidade é chata e, simplesmente, ninguém gosta de contabilidade. Então, eles criaram LessAccounting. Ao longo do tempo expandiram o aplicativo para incluir faturamento on-line, propostas de clientes, rastreamento de milhagem, integração Wesabe, contas a pagar e muito mais. Tudo sobre LessAccounting é simples e útil. Eles esperam que ele traga clareza para suas necessidades de contabilidade de pequenas empresas, como tem feito para elas e milhares mais.
Acompanhe todas as suas despesas comerciais com LessAccounting, rápida e facilmente. Você pode colocar suas despesas em categorias, adicionar notas a elas, marcá-las como pagas ou devidas, e até mesmo carregar uma foto do seu recibo com cada despesa.
# 8 AccountEdge.
O AccountEdge Pro ajuda sua pequena empresa a gerenciar suas contas bancárias, saldos, números de contas e acompanhar seu orçamento anual. O Plano de Contas inclui todas as contas que você precisa rastrear para sua pequena empresa: ativos, passivos, ações, receitas e despesas. Escolha entre 100 modelos de Gráficos de conta ou crie sua própria lista de contas para configurar seu negócio em AccountEdge. Você provavelmente tem transações repetitivas que você precisa gravar. Diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, você pode entrar essas transações uma vez e, em seguida, ser lembrado para registrar a transação antes de atingir seus livros. O auditor de dados da empresa ajuda você a garantir que seus dados comerciais estejam corretos, protegidos e equilibrados. Faz backup e verifica o arquivo da sua empresa, permite que você bloqueie os dados financeiros reconciliados, mantenha uma trilha de auditoria e execute revisões para garantir que seus números estejam em equilíbrio.
Bill, a rede de pagamentos empresariais de mais rápido crescimento com mais de 400 mil empresas, está perturcando o espaço de pagamentos e alterando a forma como as empresas pagam, recebem e colaboram com seus clientes e fornecedores. A Bill atende clientes através de seus canais diretos, contábeis e bancários, reunindo pessoas, sistemas e documentos para redefinir a forma como os pagamentos comerciais são feitos.
Bill se integra perfeitamente com seu software de contabilidade:
Elimine a entrada de dados redundante e demorada. Elimine erros humanos da reconexão manual. Simplifique a reconciliação da conta. Integre aplicativos financeiros e empresariais em sua plataforma.
Suas capacidades de integração permitem que você sincronize dados de pagamento com seu sistema de contabilidade, o que continuará sendo o registro da verdade.
Para mais informações, visite a conta.
# 6 Microsoft Dynamics.
O Microsoft Dynamics GP oferece aos negócios de pequenas e médias empresas o controle completo de suas informações de finanças, inventário e inteligência de negócios (BI) em uma solução de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) fácil de usar e fácil de implantar. Comece com o que você precisa agora e se adapte facilmente à medida que sua empresa precisa mudar. Na nuvem da Microsoft ou nos seus servidores, a escolha é sua.
O Xero foi projetado para ser o motor de contabilidade para sua pequena empresa, dando-lhe acesso em tempo real aos seus dados financeiros e acesso para seu contador ou contabilista para uma colaboração mais rápida e fácil em qualquer ponto. Faça o login on-line a qualquer hora, em qualquer lugar no seu Mac, PC, tablet ou telefone e veja os recursos financeiros atualizados. É um software de contabilidade de pequenas empresas que é simples, inteligente e ocasionalmente mágico.
Explore mais recursos no xero.
Contabilidade rápida e fácil para sua pequena empresa. As ferramentas contábeis da Wave são 100% gratuitas, seguras e aprovadas pelo contador. Contabilidade real, faturamento ilimitado. O software de contabilidade de pequenas empresas do mundo com maior crescimento. Feito especificamente para empresários, freelancers, consultores e pequenas empresas com 9 funcionários ou menos. E é 100% gratuito.
# 3 FreshBooks.
Amado por mais de 5 milhões, o FreshBooks permite que você crie faturas profissionais em segundos, registre automaticamente as despesas com facilidade e acompanhe seu tempo de forma rápida e eficiente para que você possa se concentrar no que mais importa - atendendo às necessidades de seus clientes. Em janeiro de 2003, Mike McDerment, co-fundador e CEO da FreshBooks, estava dirigindo sua agência de design de quatro pessoas. Ele estava usando o Microsoft Word para criar faturas e estava tirando o cabelo porque o Word simplesmente não foi criado para criar faturas de boa aparência de forma eficiente. Um dia ele acidentalmente salvou em uma factura antiga, e falou - ele sabia que tinha que haver uma maneira melhor. Durante as próximas duas semanas ele codificou uma solução e, eventualmente, transformou esse projeto paralelo para o que é agora FreshBooks. Quase uma década depois e mais de cinco milhões de usuários são fortes, a FreshBooks cresceu para ser o especialista em contabilidade em nuvem # 1 para proprietários de pequenas empresas.
Experimente Freshbooks gratuitamente durante 30 dias em recados.
Um software de contabilidade comercial fácil de usar, o Sage 50 Accounting ajuda você a facultar clientes, pagar contas, gerenciar estoque e ficar no topo do banco. Sage 50 (anteriormente Peachtree) traz os melhores padrões de contabilidade da sua classe, instalação de desktop segura, acesso ilimitado ao suporte, além de novos planos de assinatura que oferecem o melhor valor para o seu negócio. Você decide quando mover seus processos de negócios para a nuvem. Mantenha suas informações contábeis de forma segura na área de trabalho e expanda seu potencial com a nuvem e aplicativos online que se conectam ao seu software.
Experimente de graça na sage.
# 1 Quickbooks.
Fácil de configurar e usar. E, ao contrário das planilhas, faz a contabilidade automaticamente. O QuickBooks ajuda você a acompanhar o dinheiro entrando e saindo do seu negócio, tudo em um local fácil de usar. Então você sempre sabe onde você está, e você está sempre pronto para o tempo de impostos. Não se preocupe em perder o seu laptop ou arquivos importantes. O QuickBooks faz uma cópia de segurança automática dos seus dados com a segurança do nível do banco, por isso é sempre seguro e sempre disponível, a partir de qualquer dispositivo.
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Introdução aos sistemas de informação contábil.
Um sistema de informação contábil (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros para que possa ser usado por contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretor financeiro (CFOs ), auditores e agências reguladoras e tributárias. Em particular, contadores especialmente treinados trabalham com o AIS para garantir o mais alto nível de precisão nas transações financeiras de uma empresa e na manutenção de registros e disponibilizar facilmente dados financeiros para aqueles que legitimamente precisam ter acesso a ele, tudo mantendo dados intactos e seguros. Este artigo descreverá os principais componentes de um AIS e alguns dos seus aplicativos da vida real.
Componentes de um Sistema de Informação Contábil.
Os sistemas de informação contábil geralmente consistem em seis partes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, infra-estrutura de tecnologia da informação e controles internos. Vejamos cada componente em detalhes.
As pessoas em um AIS são simplesmente os usuários do sistema. Os profissionais que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. (Saiba mais em O que um diretor financeiro faz?)
Um AIS ajuda os diferentes departamentos de uma empresa a trabalhar em conjunto. Por exemplo, o gerenciamento pode estabelecer metas de vendas para as quais o pessoal pode então solicitar a quantidade apropriada de inventário. O pedido de inventário notifica o departamento de contabilidade de um novo pagamento. Quando as vendas são feitas, as pessoas de vendas podem entrar em pedidos de clientes, a contabilidade pode faturar clientes, o armazém pode montar a ordem, o departamento de expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um novo recebível. O departamento de atendimento ao cliente pode acompanhar os embarques de clientes e o sistema pode criar relatórios de vendas para gerenciamento. Os gerentes também podem ver custos de inventário, custos de envio, custos de fabricação e assim por diante.
Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização que está autorizada a fazê-lo podem acessar o mesmo sistema e obter a mesma informação. Um AIS também simplifica a obtenção de informações para pessoas fora da organização quando necessário. Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, analisando dados de custos, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos, a condição financeira e a conformidade da empresa com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). (Saiba mais sobre os regulamentos contábeis, verifique o histórico financeiro: o aumento da contabilidade moderna.)
O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que irão usá-lo. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar, eficiência.
Procedimento e Instruções.
O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos serão manuais e automatizados, e os dados podem ser provenientes de fontes internas (por exemplo, funcionários) e fontes externas (por exemplo, pedidos on-line dos clientes). Procedimentos e instruções serão codificados no software AIS; eles também devem ser "codificados" em funcionários através de documentação e treinamento. Procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente para serem efetivos.
Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados, como linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e diferentes tipos de entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de diferentes usuários e diferentes tipos de informações. (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Descobrir uma Carreira na Contabilidade Forense.)
Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas comerciais da organização. Qualquer informação comercial que afete as finanças da empresa deve entrar em um AIS. Os dados incluídos em um AIS dependerão da natureza do negócio, mas podem consistir no seguinte:
pedidos de vendas declarações de cobrança de clientes relatórios de análise de vendas requisições de compra facturas de fornecedores registros de cheques registros de inventário do registro geral informações de folha de pagamento informações sobre impostos de cronograma.
Esses dados podem então ser usados para preparar demonstrações contábeis e relatórios, como o envelhecimento das contas a receber, os planos de depreciação / amortização, o saldo experimental, os lucros e perdas, e assim por diante. Tendo todos esses dados em um só lugar - no AIS - facilita atividades de manutenção de registros, relatórios, análises, auditoria e tomada de decisão de uma empresa. Para que os dados sejam úteis, ele deve ser completo, correto e relevante.
Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas, excluindo as notas de rodapé padrão, elas não são realmente parte da manutenção financeira da empresa.
O componente de software de um AIS é o programa de computador usado para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes que houvesse computadores, os AISs eram sistemas manuais, baseados em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando software como base do AIS. As pequenas empresas podem usar os Quickbooks da Intuit, a Sage Peachtree Accounting ou a Small Business Accounting da Microsoft, mas existem muitos outros. Pequenas e médias empresas podem usar o Business One da SAP. Pequenas e médias empresas podem usar o Dynamics GP da Microsoft, o MAS 90 ou o MAS 200 do Sage Group, o Peoplesoft da Oracle ou a Epicor Financial Management.
Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes fundamentais do software AIS efetivo. Os gerentes dependem da informação que produz para tomar decisões para a empresa, e eles precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões sãs.
Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atender às necessidades de uma empresa, o software também pode ser desenvolvido internamente com entrada substancial de usuários finais ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema poderia até ser terceirizado para uma empresa especializada.
Para as empresas de capital aberto, independentemente do programa de software e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso ocorre porque os regulamentos da SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria que as empresas públicas devem cumprir.
Infraestrutura de tecnologia da informação.
A infra-estrutura de tecnologia da informação é apenas um nome extravagante para o hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria desses itens de hardware são coisas que um negócio precisaria ter de qualquer maneira - eles incluem computadores pessoais, servidores, impressoras, protetores de sobretensão, roteadores, mídia de armazenamento e possivelmente uma fonte de energia de backup. Além do custo, os fatores a serem considerados na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento e se ele pode ser expandido e atualizado. (Pensando em se tornar um contador? Leia, Fazendo compras para uma certificação contábil.)
Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas otimizado, um sistema desajeitado será muito menos útil do que um rápido. Uma maneira pelas quais as empresas podem atender facilmente aos requisitos de compatibilidade de hardware e software é através da compra de um sistema turnkey que inclui tanto o hardware quanto o software que o negócio precisa. Comprar um sistema turnkey significa, teoricamente, que a empresa obterá uma ótima combinação de hardware e software para o AIS.
Um bom AIS também deve incluir um plano para manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano para a disposição de hardware quebrado e desatualizado para que os dados confidenciais sejam completamente destruídos.
Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que contém para proteger dados confidenciais. Estes podem ser tão simples quanto as senhas ou tão complexas como a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles internos para proteger contra o acesso não autorizado ao computador e para limitar o acesso a usuários autorizados que inclui alguns usuários dentro da empresa. Ele também deve impedir o acesso não autorizado aos arquivos por pessoas com permissão para acessar somente partes selecionadas do sistema. (Para obter mais informações sobre segurança pessoal, confira Protegendo seus documentos financeiros por desastre.)
Um AIS contém informações confidenciais que pertencem não apenas à empresa, mas também aos seus funcionários e clientes. Esses dados podem incluir números da Segurança Social, informações salariais, números de cartão de crédito e assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados e o acesso ao sistema deve ser registrado e supervisionado. A atividade do sistema também deve ser rastreável.
Um AIS também precisa de controles internos que o protejam de vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas para a segurança da rede. Além disso, ele deve ser protegido contra desastres naturais e sobretensões que podem causar perda de dados. (Saiba como você pode obter um emprego neste campo, leia um guia para carreiras em sistemas de informações contábeis).
Vimos como um AIS bem projetado permite que um negócio funcione sem problemas no dia-a-dia ou dificulte sua operação se o sistema estiver mal projetado. Um terceiro uso para um AIS é que quando uma empresa está com problemas, os dados em seu AIS podem ser usados para descobrir a história do que deu errado. Os casos de WorldCom e Lehman Brothers fornecem dois exemplos.
Em 2002, os auditores internos da WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, usaram o AIS da empresa para descobrir US $ 4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outras entradas contábeis. Sua investigação levou ao encerramento do diretor financeiro Scott Sullivan, bem como a uma nova legislação. (seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regula os controles e procedimentos financeiros internos das empresas.) (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Destacar uma Carreira na Contabilidade Forense.)
Ao investigar as causas do colapso de Lehman, uma revisão de seu AIS e outros sistemas de dados foi um componente chave, juntamente com a coleta e revisão de documentos e entrevistas de testemunhas. A busca pelas causas do fracasso da empresa "exigiu uma extensa investigação e revisão dos sistemas operacionais, comerciais, de avaliação, financeiros, contábeis e outros sistemas de dados da Lehman", de acordo com o relatório do examinador de nove volumes e 2.000 páginas.
Os sistemas de Lehman fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser estruturado. Examiner Anton R. Valukas's report states, "At the time of its bankruptcy filing, Lehman maintained a patchwork of over 2,600 software systems and applications . Many of Lehman's systems were arcane, outdated or non-standard."
The examiner decided to focus his efforts on the 96 systems that appeared most relevant, and the examination required training, study and trial and error just to learn how to use the systems. (Also check out Case Study: The Collapse of Lehman Brothers , and An Inside Look At Internal Auditors .)
Valukas's report also noted, "Lehman's systems were highly interdependent, but their relationships were difficult to decipher and not well documented. It took extraordinary effort to untangle these systems to obtain the necessary information."
The six components of an AIS all work together to help key employees collect, store, manage, process, retrieve, and report their financial data. Having a well-developed and maintained accounting information system that is efficient and accurate is an indispensable component of a successful business.
Produtos de Soluções Integradas.
Nossos produtos premiados podem fornecer soluções para suas necessidades comerciais. Não tome apenas a nossa palavra, dê uma olhada nas Histórias de Sucesso, você também pode aumentar sua capacidade de negócios ao integrar um produto de Soluções Integradas com sua empresa. Selecione um produto para obter mais informações sobre como ele pode ajudá-lo.
e-M-POWER (sistema ERP para fabricante HK-China)
é um sistema ERP com o módulo Intelligent Management System projetado para atender aos requisitos de processamento de informações da maioria dos fabricantes de tamanho pequeno a médio. Inclui:
é um pacote de software de negociação e contabilidade de última geração. Ele contém os recursos que são comumente em empresas comerciais de grande e médio porte.
é um conjunto abrangente de aplicativos para fabricantes de processos, como Alimentos e Bebidas, Ciências da Vida / Produtos Farmacêuticos, Metais e Materiais de Construção, Produtos Químicos, etc.
Nossa solução HRM é uma solução líder em gerenciamento de capital humano (HCM) especificamente projetada para atender aos requisitos comerciais e regulamentares da China Continental e Hong Kong.
Pivotal CRM (uma solução de gerenciamento de relacionamento com clientes específicos da indústria)
é uma solução ágil específica para a indústria que oferece a funcionalidade adequada fora da caixa e a flexibilidade para refletir facilmente seus processos de negócios.
Microsoft Dynamics CRM (um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente totalmente integrado).
lhe oferece a capacidade de criar e manter facilmente uma visão clara dos clientes desde o primeiro contato através da compra e pós-venda.
Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo seguro e altamente escalável que captura toda a informação e expertise de sua empresa em um único repositório unificado para fácil gerenciamento e compartilhamento em toda a empresa.
Um sistema de arquivo eletrônico de nível de grupo de trabalho, que converte e indexa seus documentos impressos em cópias eletrônicas para fácil recuperação de arquivamento e rápida.
Simetria50.
Contas a pagar, contas a receber e saldo de avaliação são funções essenciais de um sistema de informações contábeis. O custo ea complexidade podem variar muito. O software de contabilidade é usado pelas empresas para ajudar a automatizar e gerenciar a folha de pagamento, ordens de compra e muito mais. O setor de Software de Contabilidade agora é uma indústria de vários bilhões de dólares com centenas de soluções competitivas disponíveis, aqui estão os 20 melhores.
Fundada em 1984, a AccountMate desenvolve e comercializa software de contabilidade comercial totalmente modificável. Os sistemas variam de versões de usuários únicos para aqueles que oferecem suporte a centenas de usuários.
simultaneamente. O software AccountMate está disponível para instalação local ou como SaaS. É distribuído exclusivamente através de um canal mundial de provedores de soluções autorizados.
O software de contabilidade da CYMA fornece a solução de software de contabilidade perfeita para o crescimento de empresas de médio porte através de ambientes de usuários flexíveis, um conjunto completo de módulos de software de contabilidade úteis, relatórios robustos, segurança líder do setor e opções de personalização avançadas. Uma riqueza de módulos adicionais e integrações de terceiros fazem do software de contabilidade CYMA a solução perfeita de software de contabilidade de tamanho médio.
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A Intacct é uma empresa de gestão financeira da nuvem. O software de contabilidade Intacct, em uso em mais de 7.300 organizações, desde empresas iniciantes até empresas públicas, foi projetado para melhorar o desempenho da empresa e tornar as finanças mais produtivas. Centenas de empresas líderes de CPA e revendedores de valor agregado também oferecem a Intacct aos seus clientes. O sistema Intacct inclui gerenciamento contábil, gerenciamento de contratos, gerenciamento de receita, projetos e fundos, gerenciamento de estoque, compra, gerenciamento de fornecedores, consolidação financeira e aplicativos de relatórios financeiros, todos entregues pela internet por meio da computação em nuvem.
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O Red Wing Software desenvolve e distribui software contábil e de folha de pagamento para pequenas e médias empresas, agronegócios, municípios e organizações sem fins lucrativos na América do Norte. O CenterPoint Accounting possui muitos recursos convenientes e que economizam tempo, como lembretes de pop-up, listas rápidas, comandos de teclado para a entrada de dados "heads-down" e a capacidade de ignorar campos para acelerar a entrada.
O Red Wing Software oferece planos de atendimento ao cliente com tempos de resposta garantidos, para que você responda rapidamente as perguntas. Eles nunca terceirizam suas perguntas para um centro de atendimento offshore. 100% dos aprimoramentos de produtos do Red Wing Software são baseados em solicitações e sugestões de clientes.
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A SAP fornece a base certa para suas equipes de contabilidade e relatórios. Sua solução de contabilidade financeira une as robustas funcionalidades de contabilidade financeira para ajudá-lo a gerenciar as complexidades dos requisitos globais de contabilidade e relatórios de sua empresa - para maior eficiência e transparência em toda a empresa.
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# 15 TRAVERSE.
A Traverse entrega as ferramentas que você precisa para dirigir seu negócio. O software Traverse ERP foi adaptado para dar uma visão completa de todos os seus processos de negócios. Com o Traverse, você obtém uma integração perfeita do sistema no conjunto de aplicativos Traverse, além de integrar dados com outros bancos de dados e aplicativos, como aplicativos de terceiros ou sites.
Independentemente da sua indústria, você pode ajustar o Traverse para atender às necessidades do seu negócio, até personalizá-lo para cada funcionário. Em vez de forçá-lo a mudar seus processos de negócios para se adequarem ao software, a Traverse é flexível o suficiente para se adaptar ao modo como faz negócios.
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O Yendo Business é um novo tipo de software de CRM e Contabilidade online para pequenas empresas. Você pode criar suas próprias contas de gerenciamento com facilidade, dando-lhe um instantâneo perfeito do desempenho mensal da sua empresa. A Yendo Accounting tira o incômodo do gerenciamento de suas vendas e permite que você fique em frente ao faturamento, apenas insira as faturas e envie-as instantaneamente por e-mail via Yendo. Se você tiver dinheiro devido, o Yendo pode dizer-lhe quanto, há quanto tempo e por quem.
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# 13 FreeAgent.
FreeAgent lançado em 2007, da frustração de que a gestão das finanças das empresas era muito difícil para a maioria das pequenas empresas e freelancers. Desde então, eles permaneceram obstinados ao seu mantra de desmitificar a contabilidade e redefinir o relacionamento que as pessoas têm com suas finanças. Descubra uma maneira livre de estresse para gerenciar seus livros de negócios. Diga olá para FreeAgent - premiada contabilidade da nuvem para freelancers e pequenas empresas.
# 12 NetSuite.
O NetSuite é a solução de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) da nuvem mais implantada do mundo, com mais de 20.000 organizações em mais de 100 países. O NetSuite ERP oferece os comprovados e abrangentes recursos de gerenciamento financeiro necessários para desenvolver uma empresa em mudança e complexa. O NetSuite ERP leva o seu negócio além do software de contabilidade tradicional, simplificando as operações em toda a sua organização e fornecendo a visibilidade em tempo real que você precisa para tomar decisões melhores e mais rápidas.
Acelere o processo de compra e compra em 50% + Slash perto de mais de 50% Gerencie uma tomada de decisão melhor e mais rápida com dados e relatórios em tempo real e painéis personalizados Melhore a produtividade da força de trabalho com acesso a qualquer momento e em qualquer lugar Custo de propriedade menor eliminando despesas iniciais e contínuas de TI e entrega de atualizações automáticas de produtos.
Com centenas de capacidades interprofissionais abrangendo planejamento de recursos empresariais, gerenciamento de relacionamento com clientes e planejamento de cadeia de suprimentos, os aplicativos Oracle E-Business Suite ajudam os clientes a gerenciar as complexidades de ambientes de negócios globais. Como parte da estratégia de Aplicativos ilimitados da Oracle, os aplicativos Oracle E-Business Suite continuarão a ser aprimorados, protegendo e ampliando o valor do seu investimento em software. O Oracle Financials Accounting Hub (FAH) permite que você crie uma contabilidade reconciliable detalhada, auditável e eficiente de uma variedade de sistemas de origem. Inclui um mecanismo de transformação contábil com valiosas valorações e depósitos contábeis e de regras. O mecanismo de transformação impõe consistentemente políticas contábeis. Os repositórios fornecem controle centralizado, trilhas de auditoria detalhadas e, simultaneamente, acomoda diversos requisitos corporativos, de gerenciamento e de relatórios.
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Kashoo transforma como pequenas empresas gerenciam suas finanças. No seu núcleo, o Kashoo é uma solução de contabilidade online poderosa e acessível, projetada especificamente para pequenas empresas. Sem experiência com contabilidade, o empresário pode rapidamente e eficientemente "fazer os livros" e continuar a executar o negócio. Com a ajuda de painéis de exibição de visualização poderosos, os empresários mantêm os números afetando os negócios, tomam melhores decisões estratégicas e agem de forma pró-ativa. Os objetivos financeiros são atendidos e os desastres são evitados.
Para mais informações visite kashoo.
# 9 LessAccounting.
Less Everything, uma empresa de internet bem sucedida por vários anos, começou a buscar o desenvolvimento de produtos Ruby on Rails em 2007. No início, eles lutaram com a contabilidade, porque a contabilidade é assustadora, a contabilidade é chata e, simplesmente, ninguém gosta de contabilidade. Então, eles criaram LessAccounting. Ao longo do tempo expandiram o aplicativo para incluir faturamento on-line, propostas de clientes, rastreamento de milhagem, integração Wesabe, contas a pagar e muito mais. Tudo sobre LessAccounting é simples e útil. Eles esperam que ele traga clareza para suas necessidades de contabilidade de pequenas empresas, como tem feito para elas e milhares mais.
Acompanhe todas as suas despesas comerciais com LessAccounting, rápida e facilmente. Você pode colocar suas despesas em categorias, adicionar notas a elas, marcá-las como pagas ou devidas, e até mesmo carregar uma foto do seu recibo com cada despesa.
# 8 AccountEdge.
O AccountEdge Pro ajuda sua pequena empresa a gerenciar suas contas bancárias, saldos, números de contas e acompanhar seu orçamento anual. O Plano de Contas inclui todas as contas que você precisa rastrear para sua pequena empresa: ativos, passivos, ações, receitas e despesas. Escolha entre 100 modelos de Gráficos de conta ou crie sua própria lista de contas para configurar seu negócio em AccountEdge. Você provavelmente tem transações repetitivas que você precisa gravar. Diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, você pode entrar essas transações uma vez e, em seguida, ser lembrado para registrar a transação antes de atingir seus livros. O auditor de dados da empresa ajuda você a garantir que seus dados comerciais estejam corretos, protegidos e equilibrados. Faz backup e verifica o arquivo da sua empresa, permite que você bloqueie os dados financeiros reconciliados, mantenha uma trilha de auditoria e execute revisões para garantir que seus números estejam em equilíbrio.
Bill, a rede de pagamentos empresariais de mais rápido crescimento com mais de 400 mil empresas, está perturcando o espaço de pagamentos e alterando a forma como as empresas pagam, recebem e colaboram com seus clientes e fornecedores. A Bill atende clientes através de seus canais diretos, contábeis e bancários, reunindo pessoas, sistemas e documentos para redefinir a forma como os pagamentos comerciais são feitos.
Bill se integra perfeitamente com seu software de contabilidade:
Elimine a entrada de dados redundante e demorada. Elimine erros humanos da reconexão manual. Simplifique a reconciliação da conta. Integre aplicativos financeiros e empresariais em sua plataforma.
Suas capacidades de integração permitem que você sincronize dados de pagamento com seu sistema de contabilidade, o que continuará sendo o registro da verdade.
Para mais informações, visite a conta.
# 6 Microsoft Dynamics.
O Microsoft Dynamics GP oferece aos negócios de pequenas e médias empresas o controle completo de suas informações de finanças, inventário e inteligência de negócios (BI) em uma solução de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) fácil de usar e fácil de implantar. Comece com o que você precisa agora e se adapte facilmente à medida que sua empresa precisa mudar. Na nuvem da Microsoft ou nos seus servidores, a escolha é sua.
O Xero foi projetado para ser o motor de contabilidade para sua pequena empresa, dando-lhe acesso em tempo real aos seus dados financeiros e acesso para seu contador ou contabilista para uma colaboração mais rápida e fácil em qualquer ponto. Faça o login on-line a qualquer hora, em qualquer lugar no seu Mac, PC, tablet ou telefone e veja os recursos financeiros atualizados. É um software de contabilidade de pequenas empresas que é simples, inteligente e ocasionalmente mágico.
Explore mais recursos no xero.
Contabilidade rápida e fácil para sua pequena empresa. As ferramentas contábeis da Wave são 100% gratuitas, seguras e aprovadas pelo contador. Contabilidade real, faturamento ilimitado. O software de contabilidade de pequenas empresas do mundo com maior crescimento. Feito especificamente para empresários, freelancers, consultores e pequenas empresas com 9 funcionários ou menos. E é 100% gratuito.
# 3 FreshBooks.
Amado por mais de 5 milhões, o FreshBooks permite que você crie faturas profissionais em segundos, registre automaticamente as despesas com facilidade e acompanhe seu tempo de forma rápida e eficiente para que você possa se concentrar no que mais importa - atendendo às necessidades de seus clientes. Em janeiro de 2003, Mike McDerment, co-fundador e CEO da FreshBooks, estava dirigindo sua agência de design de quatro pessoas. Ele estava usando o Microsoft Word para criar faturas e estava tirando o cabelo porque o Word simplesmente não foi criado para criar faturas de boa aparência de forma eficiente. Um dia ele acidentalmente salvou em uma factura antiga, e falou - ele sabia que tinha que haver uma maneira melhor. Durante as próximas duas semanas ele codificou uma solução e, eventualmente, transformou esse projeto paralelo para o que é agora FreshBooks. Quase uma década depois e mais de cinco milhões de usuários são fortes, a FreshBooks cresceu para ser o especialista em contabilidade em nuvem # 1 para proprietários de pequenas empresas.
Experimente Freshbooks gratuitamente durante 30 dias em recados.
Um software de contabilidade comercial fácil de usar, o Sage 50 Accounting ajuda você a facultar clientes, pagar contas, gerenciar estoque e ficar no topo do banco. Sage 50 (anteriormente Peachtree) traz os melhores padrões de contabilidade da sua classe, instalação de desktop segura, acesso ilimitado ao suporte, além de novos planos de assinatura que oferecem o melhor valor para o seu negócio. Você decide quando mover seus processos de negócios para a nuvem. Mantenha suas informações contábeis de forma segura na área de trabalho e expanda seu potencial com a nuvem e aplicativos online que se conectam ao seu software.
Experimente de graça na sage.
# 1 Quickbooks.
Fácil de configurar e usar. E, ao contrário das planilhas, faz a contabilidade automaticamente. O QuickBooks ajuda você a acompanhar o dinheiro entrando e saindo do seu negócio, tudo em um local fácil de usar. Então você sempre sabe onde você está, e você está sempre pronto para o tempo de impostos. Não se preocupe em perder o seu laptop ou arquivos importantes. O QuickBooks faz uma cópia de segurança automática dos seus dados com a segurança do nível do banco, por isso é sempre seguro e sempre disponível, a partir de qualquer dispositivo.
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Os rankings para esta lista foram baseados em uma série de clientes que cada produto de software tem junto com revisões on-line recentes. Agradecemos muito qualquer comentário, basta enviar-nos uma mensagem abaixo.
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Introdução aos sistemas de informação contábil.
Um sistema de informação contábil (AIS) é uma estrutura que uma empresa usa para coletar, armazenar, gerenciar, processar, recuperar e reportar seus dados financeiros para que possa ser usado por contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretor financeiro (CFOs ), auditores e agências reguladoras e tributárias. Em particular, contadores especialmente treinados trabalham com o AIS para garantir o mais alto nível de precisão nas transações financeiras de uma empresa e na manutenção de registros e disponibilizar facilmente dados financeiros para aqueles que legitimamente precisam ter acesso a ele, tudo mantendo dados intactos e seguros. Este artigo descreverá os principais componentes de um AIS e alguns dos seus aplicativos da vida real.
Componentes de um Sistema de Informação Contábil.
Os sistemas de informação contábil geralmente consistem em seis partes principais: pessoas, procedimentos e instruções, dados, software, infra-estrutura de tecnologia da informação e controles internos. Vejamos cada componente em detalhes.
As pessoas em um AIS são simplesmente os usuários do sistema. Os profissionais que podem precisar usar o AIS de uma organização incluem contadores, consultores, analistas de negócios, gerentes, diretores financeiros e auditores. (Saiba mais em O que um diretor financeiro faz?)
Um AIS ajuda os diferentes departamentos de uma empresa a trabalhar em conjunto. Por exemplo, o gerenciamento pode estabelecer metas de vendas para as quais o pessoal pode então solicitar a quantidade apropriada de inventário. O pedido de inventário notifica o departamento de contabilidade de um novo pagamento. Quando as vendas são feitas, as pessoas de vendas podem entrar em pedidos de clientes, a contabilidade pode faturar clientes, o armazém pode montar a ordem, o departamento de expedição pode enviá-lo e o departamento de contabilidade é notificado de um novo recebível. O departamento de atendimento ao cliente pode acompanhar os embarques de clientes e o sistema pode criar relatórios de vendas para gerenciamento. Os gerentes também podem ver custos de inventário, custos de envio, custos de fabricação e assim por diante.
Com um AIS bem projetado, todos dentro de uma organização que está autorizada a fazê-lo podem acessar o mesmo sistema e obter a mesma informação. Um AIS também simplifica a obtenção de informações para pessoas fora da organização quando necessário. Por exemplo, os consultores podem usar as informações em um AIS para analisar a eficácia da estrutura de preços da empresa, analisando dados de custos, dados de vendas e receita. Além disso, os auditores podem usar os dados para avaliar os controles internos, a condição financeira e a conformidade da empresa com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). (Saiba mais sobre os regulamentos contábeis, verifique o histórico financeiro: o aumento da contabilidade moderna.)
O AIS deve ser projetado para atender às necessidades das pessoas que irão usá-lo. O sistema também deve ser fácil de usar e deve melhorar, não prejudicar, eficiência.
Procedimento e Instruções.
O procedimento e as instruções de um AIS são os métodos que ele usa para coletar, armazenar, recuperar e processar dados. Esses métodos serão manuais e automatizados, e os dados podem ser provenientes de fontes internas (por exemplo, funcionários) e fontes externas (por exemplo, pedidos on-line dos clientes). Procedimentos e instruções serão codificados no software AIS; eles também devem ser "codificados" em funcionários através de documentação e treinamento. Procedimentos e instruções devem ser seguidos de forma consistente para serem efetivos.
Para armazenar informações, um AIS deve ter uma estrutura de banco de dados, como linguagem de consulta estruturada (SQL), uma linguagem de computador comumente usada para bancos de dados. O AIS também precisará várias telas de entrada para os diferentes tipos de usuários do sistema e diferentes tipos de entrada de dados, bem como diferentes formatos de saída para atender às necessidades de diferentes usuários e diferentes tipos de informações. (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Descobrir uma Carreira na Contabilidade Forense.)
Os dados contidos em um AIS são todas as informações financeiras pertinentes às práticas comerciais da organização. Qualquer informação comercial que afete as finanças da empresa deve entrar em um AIS. Os dados incluídos em um AIS dependerão da natureza do negócio, mas podem consistir no seguinte:
pedidos de vendas declarações de cobrança de clientes relatórios de análise de vendas requisições de compra facturas de fornecedores registros de cheques registros de inventário do registro geral informações de folha de pagamento informações sobre impostos de cronograma.
Esses dados podem então ser usados para preparar demonstrações contábeis e relatórios, como o envelhecimento das contas a receber, os planos de depreciação / amortização, o saldo experimental, os lucros e perdas, e assim por diante. Tendo todos esses dados em um só lugar - no AIS - facilita atividades de manutenção de registros, relatórios, análises, auditoria e tomada de decisão de uma empresa. Para que os dados sejam úteis, ele deve ser completo, correto e relevante.
Por outro lado, exemplos de dados que não entrariam em um AIS incluem memorandos, correspondência, apresentações e manuais. Esses documentos podem ter uma relação tangencial com as finanças da empresa, mas, excluindo as notas de rodapé padrão, elas não são realmente parte da manutenção financeira da empresa.
O componente de software de um AIS é o programa de computador usado para armazenar, recuperar, processar e analisar os dados financeiros da empresa. Antes que houvesse computadores, os AISs eram sistemas manuais, baseados em papel, mas hoje, a maioria das empresas está usando software como base do AIS. As pequenas empresas podem usar os Quickbooks da Intuit, a Sage Peachtree Accounting ou a Small Business Accounting da Microsoft, mas existem muitos outros. Pequenas e médias empresas podem usar o Business One da SAP. Pequenas e médias empresas podem usar o Dynamics GP da Microsoft, o MAS 90 ou o MAS 200 do Sage Group, o Peoplesoft da Oracle ou a Epicor Financial Management.
Qualidade, confiabilidade e segurança são componentes fundamentais do software AIS efetivo. Os gerentes dependem da informação que produz para tomar decisões para a empresa, e eles precisam de informações de alta qualidade para tomar decisões sãs.
Os programas de software AIS podem ser personalizados para atender às necessidades exclusivas de diferentes tipos de negócios. Se um programa existente não atender às necessidades de uma empresa, o software também pode ser desenvolvido internamente com entrada substancial de usuários finais ou pode ser desenvolvido por uma empresa terceirizada especificamente para a organização. O sistema poderia até ser terceirizado para uma empresa especializada.
Para as empresas de capital aberto, independentemente do programa de software e das opções de personalização escolhidas pela empresa, os regulamentos Sarbanes-Oxley ditarão a estrutura do AIS até certo ponto. Isso ocorre porque os regulamentos da SOX estabelecem controles internos e procedimentos de auditoria que as empresas públicas devem cumprir.
Infraestrutura de tecnologia da informação.
A infra-estrutura de tecnologia da informação é apenas um nome extravagante para o hardware usado para operar o sistema de informações contábeis. A maioria desses itens de hardware são coisas que um negócio precisaria ter de qualquer maneira - eles incluem computadores pessoais, servidores, impressoras, protetores de sobretensão, roteadores, mídia de armazenamento e possivelmente uma fonte de energia de backup. Além do custo, os fatores a serem considerados na seleção de hardware incluem velocidade, capacidade de armazenamento e se ele pode ser expandido e atualizado. (Pensando em se tornar um contador? Leia, Fazendo compras para uma certificação contábil.)
Talvez o mais importante, o hardware selecionado para um AIS deve ser compatível com o software pretendido. Idealmente, não seria apenas compatível, mas otimizado, um sistema desajeitado será muito menos útil do que um rápido. Uma maneira pelas quais as empresas podem atender facilmente aos requisitos de compatibilidade de hardware e software é através da compra de um sistema turnkey que inclui tanto o hardware quanto o software que o negócio precisa. Comprar um sistema turnkey significa, teoricamente, que a empresa obterá uma ótima combinação de hardware e software para o AIS.
Um bom AIS também deve incluir um plano para manutenção, manutenção, substituição e atualização de componentes do sistema de hardware, bem como um plano para a disposição de hardware quebrado e desatualizado para que os dados confidenciais sejam completamente destruídos.
Os controles internos de um AIS são as medidas de segurança que contém para proteger dados confidenciais. Estes podem ser tão simples quanto as senhas ou tão complexas como a identificação biométrica. Um AIS deve ter controles internos para proteger contra o acesso não autorizado ao computador e para limitar o acesso a usuários autorizados que inclui alguns usuários dentro da empresa. Ele também deve impedir o acesso não autorizado aos arquivos por pessoas com permissão para acessar somente partes selecionadas do sistema. (Para obter mais informações sobre segurança pessoal, confira Protegendo seus documentos financeiros por desastre.)
Um AIS contém informações confidenciais que pertencem não apenas à empresa, mas também aos seus funcionários e clientes. Esses dados podem incluir números da Segurança Social, informações salariais, números de cartão de crédito e assim por diante. Todos os dados em um AIS devem ser criptografados e o acesso ao sistema deve ser registrado e supervisionado. A atividade do sistema também deve ser rastreável.
Um AIS também precisa de controles internos que o protejam de vírus de computador, hackers e outras ameaças internas e externas para a segurança da rede. Além disso, ele deve ser protegido contra desastres naturais e sobretensões que podem causar perda de dados. (Saiba como você pode obter um emprego neste campo, leia um guia para carreiras em sistemas de informações contábeis).
Vimos como um AIS bem projetado permite que um negócio funcione sem problemas no dia-a-dia ou dificulte sua operação se o sistema estiver mal projetado. Um terceiro uso para um AIS é que quando uma empresa está com problemas, os dados em seu AIS podem ser usados para descobrir a história do que deu errado. Os casos de WorldCom e Lehman Brothers fornecem dois exemplos.
Em 2002, os auditores internos da WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, usaram o AIS da empresa para descobrir US $ 4 bilhões em alocações fraudulentas de despesas e outras entradas contábeis. Sua investigação levou ao encerramento do diretor financeiro Scott Sullivan, bem como a uma nova legislação. (seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley, que regula os controles e procedimentos financeiros internos das empresas.) (Um trabalho como um sonho financeiro parece interessante para você? Saiba mais em Destacar uma Carreira na Contabilidade Forense.)
Ao investigar as causas do colapso de Lehman, uma revisão de seu AIS e outros sistemas de dados foi um componente chave, juntamente com a coleta e revisão de documentos e entrevistas de testemunhas. A busca pelas causas do fracasso da empresa "exigiu uma extensa investigação e revisão dos sistemas operacionais, comerciais, de avaliação, financeiros, contábeis e outros sistemas de dados da Lehman", de acordo com o relatório do examinador de nove volumes e 2.000 páginas.
Os sistemas de Lehman fornecem um exemplo de como um AIS não deve ser estruturado. Examiner Anton R. Valukas's report states, "At the time of its bankruptcy filing, Lehman maintained a patchwork of over 2,600 software systems and applications . Many of Lehman's systems were arcane, outdated or non-standard."
The examiner decided to focus his efforts on the 96 systems that appeared most relevant, and the examination required training, study and trial and error just to learn how to use the systems. (Also check out Case Study: The Collapse of Lehman Brothers , and An Inside Look At Internal Auditors .)
Valukas's report also noted, "Lehman's systems were highly interdependent, but their relationships were difficult to decipher and not well documented. It took extraordinary effort to untangle these systems to obtain the necessary information."
The six components of an AIS all work together to help key employees collect, store, manage, process, retrieve, and report their financial data. Having a well-developed and maintained accounting information system that is efficient and accurate is an indispensable component of a successful business.
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